Getting Things Done zal bij de meeste kenniswerkers vooral bekend zijn als een manier om je workflow onder controle te krijgen. Verzamel je input en beslis erover, zet het op de juiste plek dat zijn bekende GTD-stappen. In Getting Things Done. De kunst van stressvrije productiviteit staat echter ook een erg nuttige aanpak voor projectplanning, die aansluit bij de ideeën en principes onder GTD. In vijf stappen plan je projecten die meer nodig hebben dan alleen een eerste actie en een eindplaatje.
Voor projecten die meer planning vragen, heeft GTD een eenvoudige methode: het Natuurlijke Planningsmodel. Met deze vijf stappen volg je jouw denken:
- Begin met de vraag waarom je dit project doet. Waarom is het belangrijk voor je? Stel jezelf die vraag een paar keer om te zoeken naar diepere motieven. Moet het project winst opleveren? Waarom wil je winst maken? Wat kun je daarmee doen?
- Wat moet het project opleveren? Hoe ziet de wereld eruit als dit project een groot succes is? Zie zo kleurrijk mogelijk voor je hoe dit succes eruit ziet. ‘De nieuwsbrief wordt met enthousiasme gelezen en leidt tot allerlei reacties en interacties.’ ‘De ronde tafel leidt tot een visiedocument met de nieuwste en meest prikkelende strategische inzichten die er te bedenken zijn.’
- Hoe ga je het project aanpakken? Doe een brainstorm. Wat is er allemaal relevant voor jouw project? Waar moet je rekening mee houden? Wat moet er gebeuren om dit voor elkaar te krijgen? Welke hulpmiddelen heb je nodig? Welk budget is beschikbaar? Wie zijn de voor- en tegenstanders van dit project? Is er research nodig? En ga zo maar door.
- Zet de brainstorm om in een stappenplan: hoe ga je alle aspecten concreet aanpakken? Bepaal wat fase 1, 2 en 3 zijn of zet de acties om in een doorloop in tijd. Misschien is er een pilot- of testfase en is er dan pas de rest van het project?
- Haal uit je projectplan de Eerstvolgende Acties, dus die acties die je vanaf nu kunt doen. Wat kan er op je actielijst en welke acties blijven nog even in het projectplan staan, omdat je ze nog niet kunt doen? Die latere acties zie je weer als je jouw projectplan ter hand neemt of tijdens je Wekelijks Onderhoud.
Lees meer over het Natuurlijk Planningsmodel op de meereffect-artikelenbank: Een project plannen, natuurlijk.
