Met Grip – Het geheim van slimmer werken (€ 18,99, e-boek € 9,99) heeft Rick Pastoor een praktische gids voor kenniswerkers geschreven, die helpt productiever te zijn. Door meer en beter te plannen en je ook echt aan die planning te houden, krijg je meer voor elkaar en ben je tevredener over je werkdagen. Pastoor verwerkt klassiekers op diverse terreinen van productiviteit tot een leesbaar geheel met een eigen boodschap: je agenda is heilig, plan meer en beter en blijf leren en verbeteren.
“Je agenda is heilig”
Het boek heeft als nadrukkelijke boodschap dat productiviteit verbonden is met taken plannen en nakomen. Dat ogenschijnlijk eenvoudige principe helpt om meer voortgang te boeken in projecten en te voorkomen dat grote delen van je dag opgaan aan reageren op vragen, e-mails of ideeën van jezelf.
De agenda is immers de plek waar je afspraken vastlegt. Door in je agenda ook je taken te plannen, wordt je agenda de plek waar je vastlegt wat je wil doen. MacSparky noemde een aanpak als deze hyper scheduling: leg vast wat je wil doen en je hebt een plan voor de dag.
Als je beter wil worden in het beheren van tijd, dan is je agenda de aangewezen plek. En bedenk: als je niet zelf je tijd indeelt, dan doet iemand anders het voor je.
Spreek dan met jezelf af dat je vanaf dit moment daadwerkelijk gaat doen wat er in je agenda staat
In trainingen zie ik dat het voor veel mensen makkelijker gezegd dan gedaan is. Het is toch lastig de collega die omhoog zit niet direct te helpen en echt van de inbox en chat-vensters af te gaan en in diepe concentratie werk te doen. Voor degenen die dat lastig vinden, biedt het boek wat minder strategieën. Hoewel achterin het boek manieren staan om problemen op te lossen en je denken aan te scherpen, wat kan helpen om beter te worden in afspraken met jezelf nakomen.
Voordeel van deze aanpak is dat het jou ook gevoeliger maakt voor het verstoren van de planning van anderen:
Ik wil de schema’s van anderen waar ik mee werk niet negatief beïnvloeden.
Bottom up
De aanpak de Pastoor voorstelt is er eentje die praktisch en bottom up is. Dus eerst grip (!) op je week, dan op je jaar en vervolgens op je leven. Eerst je workflow op orde, dan doelen stellen en plannen maken en dan in een groter geheel onderzoek doen naar wat jou uiteindelijk drijft en hoe je dat meer en vaker doet.
Daarmee krijg je als lezer direct hulp om hier-en-nu tot verbeteringen te komen in plaats van eerst strategische sessies met jezelf te moeten houden. Naast de inzichten in takenlijst en agenda is het deel over e-mail verwerken ook praktisch en een belangrijke hulp tijd en ruimte vrij te spelen voor gepland werk.
Staan op de schouders van reuzen
Pastoor heeft een behoorlijke literatuurlijst en delen zijn geïnspireerd op belangrijke productiviteitsboeken. Persoonlijk vind ik de invloed van Getting Things Done. De kunst van stressvrije productiviteit van David Allen prettig om te lezen. Anderzijds zit er ook weer veel van het werk van David Allen in het boek (hoofd leeg maken, vertrouwd systeem, contexten, eerstvolgende actie-denken, projecten bij meerdere acties, wekelijks onderhoud, geest als water), waardoor de doorgewinterde GTD’er in dat hoofdstuk zoekt naar de toevoeging. Die toevoeging is voornamelijk een grotere rol voor planning.
Bij een zin als ‘Die wekelijkse opschoon- en planningsactie noem ik een wekelijkse review’ zal een aantal lezers toch het idee hebben dat in 2001 David Allen dat al zo noemde.
De diverse auteurs en methoden krijgen een plek in het boek en helpen om plannen, prioriteren, leren of denken uit te werken. Een klassieker als de Eisenhower-matrix krijgt veel aandacht maar ook het boek Thinking Fast and Slow van Kahneman.
De vele bronnen maken de titel wel wat ambitieus. Immers, is het geheim van productiviteit voor de lezer die al het nodige over productiviteit gelezen nu ontrafeld? De drieslag, grip op je week, jaar en leven, is slim en nuttig maar misschien niet voor elke lezer heel nieuw. Maar ik ben vast niet de gemiddelde lezer.
Voortdurende ontwikkeling
Een groot deel van het boek gaat over allerlei manieren om jezelf te blijven ontwikkelen en je werkwijzen te blijven verfijnen. Pastoor besteedt aandacht voor motivatoren die je helpen aan de slag te blijven, de kracht van luisteren, de rol die mentoren en accountability partners kunnen hebben en hoe je met denken elk probleem aanpakt.
Die toevoeging geeft het boek een prettige onrust. Er is zoveel te doen en te ontdekken, dat moet bij lezers leiden tot plannen om naar voortdurende verbetering te streven.
Kortom …
Met Grip – Het geheim van slimmer werken haal je een vlot leesbaar, praktisch boek in huis dat je kan helpen op allerlei vlakken je productiviteit te verbeteren. Een aanrader. Beoordeel zelf of het geheim van productiviteit nu geen geheim meer is of dat je door de gebruikte klassiekers al een vermoeden had.
