0

Boek: Speedmailing. Heel snel je inbox de baas

9781292142265

Ik dacht dat ik met Overleef je inbox in 60 minuten een snelle hulp voor e-mailstress bood maar het kan nóg sneller: Speedmailing.Turn your work enemy into your best work tool (€ 11,91, 80 pagina’s). Het boek van Richard Wolfe helpt je snel met een eenvoudig beslissysteem je inbox niet langer als werkplek te zien. Je brengt in e-mail structuur aan en onderscheidt enkele categorieën die je helpen de stroom e-mails te ordenen, zoals Te doen deze week of Wachten op anderen.

Gouden regels

Het boek Speedmailing opent met enkele gouden regels die vooral bedoeld zijn om e-mail minder een bron van voortdurende afleiding te laten zijn. Dat is het als je de hele dag door je e-mails ziet, door notificaties van nieuwe e-mails gestoord wordt en e-mails die je ziet in je inbox laat staan en daardoor vaker ziet dan nodig en op momenten ziet dat je er niks mee kunt. Wolfe is erg helder en duidelijk in zijn adviezen, bijvoorbeeld over urgente e-mails:

If it is really urgent it shouldn’t be handled through email anyway.

Vier categorieën

Vervolgens werkt Wolfe een systeem uit dat je vraagt over elke mail een beslissing te nemen en daarna de e-mail in de bijpassende map te zetten. Er zijn maar vier categorieën en elke categorie is een mailmap, dus je kunt binnen je e-mailprogramma dit systeem toepassen. De categorieën zijn gebaseerd op de vraag of en zo ja wanneer je iets met een e-mail wil. Dus geen complexe mappenstructuur voor al je projecten. Sterker nog, vertrouw op de zoekfunctie en gebruik één map voor al je te archiveren e-mails.

Het boek bevat compacte tips die veel frictie uit je werk kunnen halen en die je helpen te zien wat maakt dat e-mails goed werken en wanneer het irritante mails zijn.

Daarnaast bevat het boek per platform (Outlook, Mac mail, Gmail, iOS mail, Android) uitleg over het uitzetten van notificaties, het maken van mappen en het verwerken van e-mail, met sneltoetsen voor extra snelheid. Een must voor iedereen die nu geen systeem heeft en uit zijn inbox werkt.

Taak in een mailmap of takenmanager?

Het mail-mappensysteem maakt het systeem makkelijk te leren en te gebruiken. En anders dan systemen waarmee je een e-mail naar een taak omzet hoef je geen extra programma of onderdeel van een programma aan je workflow toe te voegen. Zeker op mobiele apparaten is het wel eens lastig van een e-mail een taak te maken (hoewel allerlei nieuwe mailprogramma’s zoals Airmail, Spark of Dispatch met snelle swipes verbetering bieden). Tegelijk kan het ertoe leiden dat je map met  taken voor de korte termijn erg vol wordt en in feite je nieuwe inbox wordt. De e-mail in jouw map is je reminder aan de actie die jij wil doen, dus bij onduidelijke onderwerpregels vraagt dat soms herlezen van e-mails. In een recente podcast van Asian Efficiency (Why you must escape your Email) pleiten zij voor een takenmanager en niet een mailmap voor je to do’s tegelijkertijd zit er dan voor elke mail die een taak is een extra handeling in je workflow. De één zal die moeite willen doen, terwijl de ander liever snel en binnen de e-mailapp verwerkt.

Dus …

Speedmailing is met recht een snelle manier om zonder al teveel handelingen je inbox om te zetten naar een takensysteem. Een must voor iedereen die nu de inbox als werkplek heeft en door elke nieuwe e-mail gestoord wordt.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.